Odoo में कमीशन कैलकुलेशन को ऑटोमेट कैसे करें (स्प्रेडशीट के बिना)

क्विक समरी: Odoo सेल्स ऑर्डर, इनवॉइस और पेमेंट ट्रैक करता है, लेकिन इसमें कोई कमीशन मॉड्यूल नहीं है। इसका मतलब है कि फाइनेंस टीम हर महीने CSV फाइल्स एक्सपोर्ट करती है, डेटा को स्प्रेडशीट में क्लीन करती है, reps के नाम और पेमेंट स्टेटस मैन्युअली ढूंढती है, और कमीशन हाथ से कैलकुलेट करती है। यह गाइड उस वर्कफ्लो को समझाती है, बताती है कि 10-15 reps के बाद यह क्यों टूटता है, और दिखाती है कि Odoo को CommissionKit से कैसे कनेक्ट करें ताकि डील्स ऑटोमैटिक सिंक हों, reps अपनी कमाई रियल टाइम में देखें, और किसी को महीने के पहले हफ्ते Excel में बिताने की जरूरत न पड़े।

मैंने एक फाइनेंस मैनेजर को हर महीने के पहले हफ्ते वही काम करते देखा। वह Odoo खोलती, Sales > Orders में जाती, पिछले महीने के कन्फर्म ऑर्डर्स फिल्टर करती, और CSV एक्सपोर्ट करती। फिर वह वह स्प्रेडशीट खोलती जहां वह कमीशन ट्रैक करती थी। पुराना डेटा डिलीट करती, नया एक्सपोर्ट पेस्ट करती, एक घंटा उन कॉलम्स को फिक्स करने में बिताती जहां Odoo उसे rep के नाम की जगह partner IDs देता था, और कैलकुलेशन शुरू करती।

जब तक वह खत्म करती, आमतौर पर 10 तारीख हो चुकी होती। reps तीन बार अपनी कमीशन के बारे में पूछ चुके होते। सेल्स मैनेजर दो "अभी काम चल रहा है" मैसेज भेज चुका होता। और कहीं स्प्रेडशीट में, एक फॉर्मूला गलत रो को रेफर कर रहा होता, जिसका मतलब एक rep को ज्यादा मिलने वाला और दूसरे को कम।

वह आखिर पकड़ लेती। या rep पकड़ लेता। किसी भी स्थिति में, एक करेक्शन होता, एक माफी, और "अगली बार ज्यादा ध्यान" का नोट।

अगर आप Odoo-बेस्ड सेल्स टीम के लिए कमीशन चलाते हैं, तो यह जाना-पहचाना लगेगा।

Odoo से Excel एक्सपोर्ट साइकिल

यह वह वर्कफ्लो है जो मैंने Odoo को सेल्स के लिए इस्तेमाल करने वाली दर्जनों कंपनियों में देखा है:

डील Odoo में क्लोज होती है। सेल्स ऑर्डर कन्फर्म होता है, इनवॉइस जनरेट होता है, और rep अगली ऑपोर्ट्युनिटी पर चला जाता है। कोई कमीशन सिस्टम को कुछ नहीं बताता, क्योंकि कोई कमीशन सिस्टम है ही नहीं। बस स्प्रेडशीट है।

महीने के अंत में (या जब भी फाइनेंस के पास टाइम हो), कोई सेल्स ऑर्डर्स एक्सपोर्ट करता है। CSV में ऑर्डर अमाउंट, पार्टनर का नाम, सेल्सपर्सन फील्ड (जिसे Odoo यूजर ID के रूप में स्टोर करता है), और ऑर्डर डेट होती है। इसमें कमीशन रेट, rep का पूरा नाम, या यह नहीं होता कि इनवॉइस actually पेड हुआ है या नहीं।

तो स्प्रेडशीट वाला व्यक्ति ये कॉलम मैन्युअली जोड़ता है। वह देखता है कि कौन सा यूजर ID किस rep का है। वह इनवॉइसिंग मॉड्यूल चेक करता है कि किन ऑर्डर्स के इनवॉइस पेड हैं। वह उस प्लान डॉक्यूमेंट से कमीशन रेट लगाता है जो कहीं शेयर्ड ड्राइव पर पड़ा है। वह हर डील का कमीशन कैलकुलेट करता है।

फिर वह रिजल्ट सेल्स मैनेजर को अप्रूवल के लिए ईमेल करता है। सेल्स मैनेजर को दो डील्स मिलती हैं जो काउंट नहीं होनी चाहिए क्योंकि वो इंटरनल ट्रांसफर थीं। उसे एक rep मिलता है जिसे कोटा एक्सेलेरेटर की वजह से ज्यादा रेट मिलना चाहिए था। स्प्रेडशीट वाला व्यक्ति करेक्शन करता है, रीकैलकुलेट करता है, और फाइल अकाउंटिंग को पेमेंट के लिए भेजता है।

20 reps की टीम के लिए यह हर महीने चार से छह घंटे लेता है। कभी-कभी ज्यादा अगर करेंसी कन्वर्जन हों या महीने के बीच में rep रोस्टर बदला हो।

क्यों Odoo टीमों के लिए मैन्युअल कमीशन ट्रैकिंग टूट जाती है

स्प्रेडशीट वर्कफ्लो तब काम करता है जब तीन reps हों और महीने में 30 डील्स। उसके बाद यह टूट जाता है, और specific तरीकों से टूटता है।

Odoo में सेल्स ऑर्डर होते हैं लेकिन कमीशन नहीं। Odoo सेल के बारे में सब कुछ ट्रैक करता है: ऑर्डर, इनवॉइस, डिलीवरी, पेमेंट। लेकिन इसमें कोई कमीशन मॉड्यूल नहीं है। Odoo में कमीशन प्लान डिफाइन करने, rep की डील पर कमाई कैलकुलेट करने, या पेआउट ट्रैक करने की कोई जगह नहीं है। कमीशन डेटा पूरी तरह सिस्टम ऑफ रिकॉर्ड से बाहर, एक अलग स्प्रेडशीट में रहता है।

वही डिस्कनेक्शन है जहां चीजें गलत होती हैं। स्प्रेडशीट को नहीं पता कि एक्सपोर्ट चलने के बाद कौन सी डील्स कैंसल हुईं। नहीं पता कि एक rep ने मिड-क्वार्टर में टेरेटरी बदली। नहीं पता कि सेल्स मैनेजर ने एक specific डील के लिए स्पेशल रेट अप्रूव किया। हर एक तथ्य Odoo के बाहर कम्युनिकेट होना चाहिए, आमतौर पर ईमेल या Slack से, और फिर मैन्युअली स्प्रेडशीट में डाला जाना चाहिए।

इनवॉइस पेमेंट स्टेटस कमीशन कैलकुलेशन से अलग हैं। ज्यादातर टीमें बुक्ड रेवेन्यू पर कमीशन नहीं देतीं। वे कलेक्टेड रेवेन्यू पर देती हैं, जिसका मतलब है उन्हें पता होना चाहिए कि इनवॉइस actually कब पेड होता है। Odoo इसे इनवॉइसिंग मॉड्यूल में ट्रैक करता है, लेकिन कमीशन स्प्रेडशीट नहीं।

तो स्प्रेडशीट वाले व्यक्ति को Odoo में वापस जाना पड़ता है, हर इनवॉइस का पेमेंट स्टेटस चेक करना पड़ता है, और स्प्रेडशीट अपडेट करनी पड़ती है। तीन महीने पहले की कुछ डील्स शायद अभी पेड हुई हैं। पिछले महीने की कुछ डील्स अभी भी आउटस्टैंडिंग हैं। कमीशन कैलकुलेशन Odoo के दो अलग मॉड्यूल्स के डेटा पर निर्भर करता है, और स्प्रेडशीट उन्हें हाथ से जोड़ती है।

Reps फाइनेंस से पूछे बिना अपनी कमाई नहीं देख सकते। यह वह हिस्सा है जो सबसे ज्यादा friction पैदा करता है। एक rep 15 तारीख को एक बड़ी डील क्लोज करता है। वह जानना चाहता है कि उसने कितना कमाया। जवाब है "फाइनेंस से पूछो," क्योंकि कमीशन डेटा एक स्प्रेडशीट में है जिस तक सिर्फ एक व्यक्ति की पहुंच है।

कुछ reps अपने रिकॉर्ड्स खुद रखने लगते हैं। वे शैडो स्प्रेडशीट बनाते हैं जहां वे अपनी डील्स ट्रैक करते हैं और अपनी कमीशन estimate करते हैं। जब ऑफिशियल नंबर्स आते हैं और मैच नहीं करते (क्योंकि rep ने गलत रेट इस्तेमाल किया, या ऐसी डील गिनी जो अभी पेड नहीं हुई थी), तो डिस्प्यूट होता है। फाइनेंस वाले व्यक्ति को समझाना पड़ता है कि rep के नंबर्स ऑफिशियल नंबर्स से मैच क्यों नहीं करते। इसमें टाइम लगता है। और यह ट्रस्ट खराब करता है।

Odoo कमीशन ऑटोमेशन कैसा दिखता है

फिक्स यह है कि Odoo को सीधे एक कमीशन सिस्टम से कनेक्ट करें ताकि डेटा ऑटोमैटिक फ्लो हो। कोई एक्सपोर्ट नहीं, कोई मैन्युअल रिकॉन्सिलिएशन नहीं, कोई शैडो स्प्रेडशीट नहीं।

प्रैक्टिस में यह ऐसा दिखता है:

Reps Odoo में res.users से सिंक होते हैं। Odoo में हर सेल्सपर्सन कमीशन सिस्टम में एक rep बन जाता है। जब आप नया rep हायर करते हैं और Odoo में जोड़ते हैं, वह अगले सिंक साइकिल पर कमीशन कैलकुलेशन में दिखता है। जब कोई छोड़ता है, तो आप कमीशन सिस्टम में उसे डिएक्टिवेट करते हैं जबकि उसकी हिस्टोरिकल डील्स रिपोर्टिंग के लिए intact रहती हैं।

सेल्स ऑर्डर अपने अमाउंट, डेट्स, स्टेज और असाइन किए गए reps के साथ सिंक होते हैं। कनेक्टर Odoo से sale.order रिकॉर्ड्स पढ़ता है, relevant फील्ड्स निकालता है, और उन्हें कमीशन सिस्टम के फॉर्मेट में नॉर्मलाइज करता है। आपको कॉलम मैप करने या डेट फॉर्मेट फिक्स करने की जरूरत नहीं। कनेक्टर वह सब संभालता है।

इनवॉइस पेमेंट स्टेट्स तय करते हैं कि पेआउट के लिए क्या रेडी है। कनेक्टर Odoo के इनवॉइसिंग मॉड्यूल से actual पेमेंट स्टेटस पढ़ता है, सिर्फ ऑर्डर स्टेटस नहीं। कन्फर्म लेकिन अभी तक इनवॉइस नहीं हुई डील, इनवॉइस और पेड डील से अलग दिखती है। आप अपने कमीशन रूल्स बुकिंग पर, इनवॉइसिंग पर, या कैश कलेक्शन पर पे करने के लिए सेट कर सकते हैं, और सिस्टम Odoo के असली डेटा के आधार पर उन रूल्स को अप्लाई करता है।

कमीशन प्लान्स सिंक किए गए डेटा पर ऑटोमैटिक चलते हैं। आप अपने प्लान्स, टियर्स, एक्सेलेरेटर्स और ओवरराइड्स कमीशन सिस्टम में डिफाइन करते हैं। जब Odoo से नई डील्स आती हैं, तो इंजन कैलकुलेट करता है कि हर rep एक्टिव प्लान के आधार पर कितना कमाता है। मेंटेन करने के लिए कोई फॉर्मूला नहीं, कोई मैन्युअल लुकअप नहीं।

Reps एक पोर्टल में अपनी कमाई देखते हैं। हर rep को एक लॉगिन मिलता है जहां वह अपनी डील्स, कमीशन ब्रेकडाउन और पेआउट हिस्ट्री देख सकता है। उन्हें फाइनेंस को ईमेल करने की जरूरत नहीं। उन्हें शैडो स्प्रेडशीट मेंटेन करने की जरूरत नहीं। इंफॉर्मेशन वहां है जब भी वे चेक करना चाहें।

Odoo कनेक्शन सेटअप

इंटीग्रेशन कॉन्फिगर करने में लगभग बीस मिनट लगते हैं। आपको अपनी Odoo इंस्टेंस URL, डेटाबेस का नाम, और सेल्स ऑर्डर्स, इनवॉइसेस और यूजर्स तक रीड एक्सेस वाली API कुंजी चाहिए।

स्टेप 1: कनेक्ट करें। CommissionKit में Settings > Integrations पर जाएं। Odoo कार्ड पर क्लिक करें। अपना Odoo URL (कुछ जैसे yourcompany.odoo.com), डेटाबेस का नाम, और API कुंजी डालें। "Test Connection" पर क्लिक करें। कनेक्टर कन्फर्म करता है कि वह आपके Odoo इंस्टेंस तक पहुंच सकता है और बेसिक अकाउंट इंफो खींचता है।

स्टेप 2: कॉन्फिगर करें। कनेक्टर आपके Odoo res.users टेबल के सभी यूजर्स की लिस्ट करता है। आप कन्फर्म करते हैं कि कौन से कमीशन योग्य reps हैं। कुछ यूजर्स एडमिनिस्ट्रेटर या सपोर्ट स्टाफ हो सकते हैं जिन्हें कमीशन नहीं मिलना चाहिए। आप अपने Odoo सेल्स स्टेज को कमीशन ट्रिगर्स से मैप भी करते हैं। ज्यादातर टीमें "सेल्स ऑर्डर" कन्फर्मेशन पर पे करती हैं। कुछ टीमें तब तक wait करती हैं जब तक इनवॉइस पेड न हो जाए।

स्टेप 3: सिंक शेड्यूल सेट करें। चुनें कि CommissionKit कितनी बार Odoo से डेटा खींचता है। ऑप्शंस हर 15 मिनट से लेकर दिन में एक बार तक हैं। हाई डील वॉल्यूम वाली टीमें आमतौर पर हर घंटे चुनती हैं। लॉन्गर सेल्स साइकिल वाली टीमें बिना कुछ मिस किए डेली जा सकती हैं।

स्टेप 4: ऑटो-कैलकुलेशन इनेबल करें। जब यह ऑन होता है, तो Odoo से आने वाली हर डील तुरंत आपके कमीशन प्लान के खिलाफ मूल्यांकन की जाती है। Rep को अपनी estimated कमाई अपडेट होती दिखती है बिना किसी के मैन्युअल कैलकुलेशन चलाए।

कनेक्टर hash-based चेंज डिटेक्शन इस्तेमाल करता है, तो यह उन ऑर्डर्स को reprocess नहीं करता जो पिछले सिंक से नहीं बदले। अगर Odoo में डील अमाउंट सिंक होने के बाद बदलता है, तो कनेक्टर अगले साइकिल पर उसे पकड़ता है और रिकॉर्ड अपडेट करता है। अगर कोई rep डील को दूसरे सेल्सपर्सन को reassign करता है, तो वह चेंज भी propagate होता है।

ऑटोमेट न करने की कीमत

इसे नंबर्स में रखता हूं।

20 reps की टीम जो महीने में लगभग 200 डील्स क्लोज करती है, मैन्युअल कमीशन वर्क पर चार से छह घंटे बिताती है। वह है एक्सपोर्ट, क्लीनअप, कैलकुलेशन, रिकॉन्सिलिएशन, और डिस्प्यूट रिजॉल्यूशन। फाइनेंस लेबर के $50 प्रति घंटे पर (एक conservative नंबर फुली लोडेड सेल्स ऑप्स या फाइनेंस व्यक्ति के लिए), यह $200 से $300 प्रति माह डायरेक्ट लेबर कॉस्ट है।

एक साल में, आप $2,400 से $3,600 देख रहे हैं उस टाइम का जो किसी और चीज में बिताया जा सकता था। कमीशन सॉफ्टवेयर उस मैन्युअल वर्क के एक महीने से कम cost करता है।

लेकिन डायरेक्ट लेबर कॉस्ट छोटा हिस्सा है। बड़े कॉस्ट छिपे हैं।

लेट कमीशन। जब स्प्रेडशीट तैयार होने में एक हफ्ता लगता है, reps को देर से पेमेंट मिलती है। लेट पेचेक reps को प्रोसेस पर भरोसा नहीं रखने देते। वे अपने रिकॉर्ड्स रखने लगते हैं। वे हर पेआउट पर सवाल उठाने लगते हैं।

डिस्प्यूट्स। मैन्युअल कैलकुलेशन गलतियां लाते हैं। एक फॉर्मूला गलत रो को रेफर करता है। Rep का नाम एक्सपोर्ट में गलत लिखा जाता है, तो उसकी डील्स मैच नहीं करतीं। एक करेंसी कन्वर्जन गलत रेट इस्तेमाल करता है। हर गलती एक डिस्प्यूट बनाती है जिसे investigate और resolve करने में 30 से 60 मिनट लगते हैं।

शैडो अकाउंटिंग। जब reps अपनी कमीशन रियल टाइम में नहीं देख सकते, वे अपने ट्रैकिंग सिस्टम बनाते हैं। उन सिस्टम्स में ऑफिशियल प्रोसेस से अलग assumptions होते हैं। जब ऑफिशियल नंबर्स आते हैं और rep की expectations से मैच नहीं करते, तो बातचीत होती है। कभी वह बातचीत जल्दी हो जाती है। कभी नहीं।

लोगों की cost भी matter करती है। आपका फाइनेंस व्यक्ति हर महीने का पहला हफ्ता analysis की जगह डेटा एंट्री में बिताता है। आपका सेल्स मैनेजर reps को कोच करने की जगह डिस्प्यूट्स मीडिएट करने में टाइम बिताता है। आपके reps इस बात की चिंता में एनर्जी बिताते हैं कि क्या उन्हें सही से पे किया जा रहा है, बेचने की जगह।

Odoo कनेक्ट करें और साइकिल रोकें

अगर आप CSV फाइल्स एक्सपोर्ट करना और स्प्रेडशीट में कमीशन रीकैलकुलेट करना बंद करने के लिए तैयार हैं, तो Odoo कनेक्टर CommissionKit के Growth प्लान और उससे ऊपर उपलब्ध है।

अपने CommissionKit workspace में Settings > Integrations पर जाएं, Odoo पर क्लिक करें, और सेटअप स्टेप्स फॉलो करें। आपको अपनी Odoo इंस्टेंस URL, डेटाबेस का नाम, और API कुंजी चाहिए होगी।

पूरा डॉक्यूमेंटेशन docs.commissionkit.co/integrations/odoo पर है।

अगर आप अभी CommissionKit कस्टमर नहीं हैं, तो 14-दिन का फ्री ट्रायल शुरू करें। आप ऑनबोर्डिंग के दौरान अपना Odoo इंस्टेंस कनेक्ट कर सकते हैं और पहले घंटे में डील्स आते देख सकते हैं।

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